Карточка, которую легко продолжить
Минимальный набор данных для передачи обращения коллеге.
Записывайте контекст
В карточке должны быть понятны задача клиента, источник обращения и уже согласованные договорённости. Отделяйте слова клиента от своих предположений. Например: «Клиент назвал срок — декабрь» точнее, чем «сделка срочная».
Один контакт — одна понятная запись
Храните телефон и почту в отдельных полях. Перед созданием новой записи проверьте существующие контакты. При совпадении названий не объединяйте компании автоматически: одинаковые названия не доказывают, что это одна организация.
Фиксируйте итог разговора
Полезная заметка состоит из трёх частей: что выяснили, о чём договорились и кто делает следующий шаг. Не переносите в неё весь разговор. Достаточно информации, которая меняет решение или помогает выполнить обещание.
Передавайте ответственность явно
При передаче заявки укажите нового ответственного и ближайшую задачу. Проверьте, что у коллеги есть доступ к нужным материалам. Клиенту не должно приходиться повторно объяснять уже обсуждённый запрос.
Собирайте только нужное
Не сохраняйте в карточках пароли, платёжные реквизиты и документы, не требующиеся для работы. Ограничивайте доступ к данным по роли сотрудника. Для примеров и обучения используйте вымышленные сведения.